Daha Verimli Toplantı

TOPLANTIDA GEÇİRECEĞİNİZ ÖNCEDEN BELİRLENMİŞ SÜREYİ DEĞİŞTİRİN. ÇOK DEĞİL BUNDAN KISA SÜRE ÖNCE ÇOĞU ŞİRKETTE 30 DAKİKALIK TOPLANTILAR DÜZENLENİRDİ.

Finansal açıdan muhteşem sonuçlar almanın anahtarlarından biri olan yüksek insan sermayesi verimliliği, doğru insanları işe almayı, bunları etkin takımlar halinde bir araya getirmeyi ve yüksek performansın önündeki organizasyon kaynaklı engelleri kaldırmayı gerektirir. Aynı zamanda organizasyon içindeki insanların birbiriyle etkileşim biçimlerini de yakından takip etmek gerekir. Çoğu şirkette çalışanlar e-postalarını cevaplamakla ya da verimsiz toplantılarda gereğinden fazla zaman harcıyorlar.

Bu neden böyle olmak zorunda? Suçu Metcalfe Kanunu’na atın.

Robert Metcalfe’ın ünlü kuralına göre bir ağın (şebeke) değeri, kendisine bağlanan kullanıcı sayısının karesiyle doğru orantılı olarak artar. Tek bir faks makinesinin hiçbir değeri yoktur; bir milyon faks makinesi ise değerli bir ağ oluşturur. Fakat bu kanunun bir de karanlık yüzü var: Bire bir ya da birden çoğa etkileşimin maliyeti düştükçe, etkileşim sayısı dramatik biçimde artacaktır. İnsanlar (gerçekten), daha önce hiç olmadıkları kadar çok etkileşim halindeler. Her gün çok fazla e-posta gönderiyorlar. Ve bu mesajları gerçekten görmesi gerekip gerekmediğine bakmadan çok sayıda çalışma arkadaşlarını da yazışmalarına ekleyerek gönderiyorlar.

Toplantıların en verimli zamanınızı çalmasına izin vermek zorunda değilsiniz. Her türlü yatırımınızı titizlikle yönettiğiniz gibi toplantılarınızı da yönetebilirsiniz. Burada dört anahtar nokta söz konusu:

1. Sırf toplantı düzenlemiş olmak için toplantı düzenlemeyin. Toplantılar, veri toplama ya da grup kararı alma gibi bazı işlerde çok kullanışlıdır ama bir strateji belgesi tasarlamak gibi bazı işlerde o kadar da kullanışlı olmazlar. Bir toplantı düzenlemeden önce, gerçekten işe yarayıp yaramayacağına karar vermelisiniz.

2. Davetli listesini elden geçirin. Çoğu şirkette toplantıya az sayıda insanın davet edilmesi pek uygun bir davranış olarak görülmez  İnsanların anlamadığı şey, daha fazla davetlinin daha fazla maliyet anlamına geldiğidir. Gereksiz davetliler zaten ayağınıza dolaşır. Yedinin üzerindeki her katılımcının iyi, çabuk ve uygulanabilir karar alma olasılığını yüzde 10 oranında azalttığını söyleyen “7 Kuralı”nı hatırlayın. 16 -17 kişilik bir toplantıda karar alma etkinliğiniz sıfıra yakındır.

3. Toplantıda geçireceğiniz önceden belirlenmiş süreyi değiştirin. Çok değil bundan kısa süre önce çoğu şirkette 30 dakikalık toplantılar düzenlenirdi. Şimdilerde, ilave her bir dakikanın maliyet artırmasına rağmen, önceden belirlenmiş standart toplantı süresi 60 dakikaya çıktı. Kısa süre önce çalışma arkadaşlarımla birlikte HBR’de de anlattığımız gibi, bir şirket şöyle bir kural geliştirdi: Bir toplantı eğer 90 dakikadan fazla sürecekse, toplantıyı düzenleyenin iki kademe üzerindeki yöneticisinden onay alması gerekiyordu. Bu kural sayesinde toplantı süreleri hemen kısaldı.

dasdasdasdas

daedaweeee Toplantıda geçen her bir dakikanın etkinliğini artırın. Toplantı etkinliğini artırmak için birkaç basit kuraldan faydalanabilirsiniz: Toplantının amacını netleştirin. Her katılımcının karar almadaki rolünü açıkça ifade edin. Toplantıda alınan bütün kararları kaydettiğiniz bir liste oluşturun. (Listeniz boşsa, insanlar hemen neden toplantı düzenlediğinizi sorgulamaya başlayacaklardır.)
Çalışma arkadaşlarımla birlikte geçenlerde, tedarik yönetiminden sorumlu bir ABD Savunma Bakanlığı müsteşarının hikâyesini dinledik: Yüklenicilerle düzenlediği ilk toplantıya geldiğinde odada yaklaşık 60 kişi
olduğunu görmüş. Bunun üzerine “Önce bir halka oluşturalım ve sırayla herkes kim olduğunu ve neden burada bulunduğunu söylesin.” demiş. Katılımcılar sıkıntıyla gözlerini devirmişler –bu kadar yapmacık olmak zorundalar mıydı hakikaten?- ama yine de müsteşarın istediğini yapmışlar. İlk iki katılımcı kendilerini tanıttıktan sonra müsteşar “İlginize teşekkür ederim ama size burada ihtiyacımız yok. Çıkabilirsiniz!” demiş. Diğerleri de benzer bir kaderi paylaşmışlar. Müsteşar onuncu katılımcıya geldiğinde, gerçekten bu toplantıda işi olmadığını anlayanlar kalkıp odayı terk etmeye başlamış. Nihayet katılımcı sayısı 12’ye düşünce, toplantının insan sermayesi verimliliği de beş kat oranında artmış. Sonuç olarak Metcalfe Kanunu iki yönlü işliyor. Ortaya koyduğu değeri kendi yararınıza kullanmaktan hiçbir şekilde çekinmeyin ama karanlık yönünün getirdiği maliyetlere de dikkat edin.

 

Yorum Yap

*